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Die Einrichtung eines Abwesenheitsassistenten

Dieser Inhalt wurde archiviert und wird nicht mehr von der Indiana University gepflegt. Ressourcen, die von dieser Seite aus verlinkt sind, sind möglicherweise nicht mehr verfügbar oder zuverlässig. Hinweis: Diese Anleitung gilt nur für Desktop-Outlook-Clients, die für die Arbeit mit den Exchange-E-Mail-Servern der Indiana University konfiguriert sind. In Microsoft Outlook können Sie den Abwesenheitsassistenten so einstellen, dass er automatisch an Personen antwortet, die Ihnen E-Mails senden, damit diese wissen, dass Sie nicht sofort darauf antworten können. Der Outlook 2013 Abwesenheitsassistent ist ist vielerlei Hinsicht sehr praktisch. Die AutoReply-Funktion benachrichtigt jeden Absender nur einmal, auch wenn diese Person Ihnen mehrere Nachrichten sendet. Hinweis: Die Aktivierung Ihrer Abwesenheitsantwort kann die unglückliche Nebenwirkung haben, dass Ihre E-Mail-Adresse an jeden Spammer überprüft wird, der Ihnen Spam schickt, während Sie weg sind. Wenn Sie Outlook 2010 oder 2007 verwenden, können Sie dieses Risiko verringern, indem Sie automatische Antworten nur für Personen innerhalb Ihres Unternehmens aktivieren oder indem Sie Meine Kontakte nur auf der Registerkarte Außerhalb meines Unternehmens auswählen. Wenn Sie Outlook 2003 oder früher verwenden, sollten Sie sich überlegen, diese Funktion zu aktivieren, oder die unten beschriebene Weiterleitungsoption in Betracht ziehen. Um den Abwesenheitsassistenten einzurichten, befolgen Sie die folgenden Anweisungen für Ihre Outlook-Version.

Ausblick 2010 und 2007

Einrichtung eines Autoresponders

1. Wählen Sie in Outlook 2010 auf der Registerkarte Datei oben links die Option Automatische Antworten. Wählen Sie in Outlook 2007 aus dem Menü Extras die Option Abwesenheitsassistent……. Wählen Sie dann die Option Automatische Antworten auf Abwesenheitsanträge senden.

2. Um einen Zeitbereich für automatische Antworten festzulegen, klicken Sie auf Nur in diesem Zeitbereich senden:. Auf diese Weise können Sie Ihre Abwesenheitsantworten vor Ihrer tatsächlichen Abwesenheit einrichten.

3. Geben Sie im Feld „AutoReply only once to each sender with the following messages:“ Ihre Abwesenheitsmitteilung ein.

Outlook 2010 und 2007 haben separate Einstellungen für E-Mail-Adressen innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens. Um eine Abwesenheitsantwort an Personen außerhalb von IU zu senden:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Außerhalb meiner Organisation.

2. Wählen Sie Automatische Antwort für Personen außerhalb meiner Organisation.

3. Wählen Sie aus, wer eine automatische Antwort erhält, indem Sie entweder nur Meine Kontakte oder Alle außerhalb meiner Organisation auswählen.

4. Geben Sie die Nachricht ein oder bearbeiten Sie sie, um zu externen Kontakten im Textfeld zu gehen, falls erforderlich.

E-Mail weiterleiten oder in einen anderen Ordner verschieben

Optional können Sie eine Regel hinzufügen, um Ihre E-Mail an eine andere Adresse weiterzuleiten oder in einen anderen Ordner zu verschieben. Um eine Weiterleitungsadresse einzurichten:

1. Klicken Sie in der unteren linken Ecke des Abwesenheitsassistenten auf Regeln…….

2. Klicken Sie auf Regel hinzufügen…., und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Weiterleiten.

3. Geben Sie im Feld An…. Ihre Weiterleitungsadresse ein. Geben Sie für Ihre Weiterleitungsregel nicht Ihre normale Lieferadresse ein, sonst erstellen Sie eine Mail-Loop.

4. Wählen Sie aus dem Menü neben „Methode:“, wie Sie Ihre Mail erhalten möchten.

So leiten Sie eingehende E-Mails an einen bestimmten Ordner weiter

1. Klicken Sie in der unteren linken Ecke des Abwesenheitsassistenten auf Regeln…….

2. Klicken Sie auf Regel hinzufügen…., und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Verschieben nach.

3. Klicken Sie auf Ordner…., um nach dem Ordner zu suchen, den Sie verwenden möchten.

4. Wählen Sie den Ordnernamen aus, und klicken Sie dann auf OK. Nachdem Sie Ihre Auswahl für die Weiterleitung und Weiterleitung eingehender E-Mails getroffen haben, klicken Sie auf OK, bis alle Fenster des Abwesenheitsassistenten geschlossen sind.

Ausblick 2003 und früher

1. Wählen Sie im Menü Extras die Option Abwesenheitsassistent.

2. Wählen Sie Ich bin derzeit nicht im Büro.

3. Geben Sie im Feld „AutoReply only once to each sender with the following text:“ Ihre Abwesenheitsmitteilung ein.

E-Mail weiterleiten oder in einen anderen Ordner verschieben

Optional können Sie eine Regel hinzufügen, um Ihre E-Mail an eine andere Adresse weiterzuleiten oder in einen anderen Ordner zu verschieben. Um eine Weiterleitungsadresse einzurichten:

1. Klicken Sie auf Regel hinzufügen…., und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Weiterleiten.

2. Geben Sie im Feld An…. Ihre Weiterleitungsadresse ein. Geben Sie für Ihre Weiterleitungsregel nicht Ihre normale Lieferadresse ein, sonst erstellen Sie eine Mail-Loop.

3. Wählen Sie aus dem Menü neben „Methode:“, wie Sie Ihre Mail erhalten möchten.

So leiten Sie eingehende E-Mails an einen bestimmten Ordner weiter

1. Klicken Sie auf Regel hinzufügen…., und wählen Sie dann Verschieben nach.

2. Klicken Sie auf Ordner…., um nach dem Ordner zu suchen, den Sie verwenden möchten.

3. Wählen Sie den Ordnernamen aus und klicken Sie auf OK.

Nachdem Sie Ihre Auswahl für die Weiterleitung und Weiterleitung eingehender E-Mails getroffen haben, klicken Sie auf OK, bis alle Fenster des Abwesenheitsassistenten geschlossen sind.